Une gestion simplifiée des contrôles

Comment Artion réduit drastiquement la charge administrative d'Easyfairs Belgium

Comment s'assurer que tous les contrôles font l'objet d'un suivi irréprochable tout en organisant des centaines d'événements et en accueillant des milliers de visiteurs chaque année ? Easyfairs Belgium a trouvé la réponse dans la plateforme innovante d'Artion. Stijn Spruyt, conseiller en prévention chez Easyfairs, explique comment ce système contrôle automatiquement leurs contrôles, contribuant ainsi à la sécurité et à l'efficacité.

Easyfairs : Découvrez l'avenir

Easyfairs est un acteur international de l'événementiel qui réunit des personnes et des entreprises lors de salons, concerts et autres événements. En mettant l'accent sur l'innovation, Easyfairs crée des lieux où les idées, les produits et les réseaux prennent vie. Chaque année, ils organisent des centaines d'événements dans différents secteurs, de la technologie à l'art en passant par l'immobilier et la vente au détail.

La sécurité avant tout : un défi

Afin de garantir le déroulement sécurisé des diverses activités aux différents lieux, Easyfairs Belgium doit se conformer à une série de prescriptions légales. Cela va du contrôle sécurité incendie, des matériaux et de l'électricité à la gestion des flux de déchets et des nuisances sonores. Mais ce processus n'est pas toujours sans difficultés, surtout en Belgique, où les réglementations varient considérablement d'une région à l'autre.

 « La législation en Flandre, à Bruxelles et en Wallonie est souvent divergente », explique Stijn Spruyt, conseiller en prévention chez Easyfairs Belgique. « En Flandre, par exemple, il existe des règles strictes autour de certaines installations, alors qu'en Wallonie, elles sont moins strictes. Pour faire simple, nous appliquions partout les normes les plus strictes, mais ce n'est pas toujours efficace »

Perte de temps à cause du travail manuel

Easyfairs Belgium gérait ses contrôles légaux à l'aide d'Excel. Bien que ce système soit fondamentalement fonctionnel, tout devait être fait entièrement manuellement. Le processus prenait donc énormément de temps et entraînant souvent des erreurs. « À chaque modification, vous deviez recontrôler chaque ligne et chaque colonne », explique Stijn. « Et si vous commettiez une petite erreur quelque part, cela pouvait perturber la vue d'ensemble. »

En outre, les documents tels que les certificats et les rapports étaient stockés de manière dispersée, ce qui ne permettait pas d'avoir une vue d'ensemble claire. « Avec autant d'installations dans autant de lieux différents, il devenait intenable de tout gérer de cette manière. » Le besoin d'un système centralisé et automatisé se faisait de plus en plus sentir

C'est là qu'intervient Artion : la plateforme de gestion automatisée des contrôles

« Je me suis dit : si Artion tient vraiment ses promesses, alors c'est exactement ce qu'il nous faut. »

- Stijn Spruyt
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Easyfairs Belgium

Lors de la recherche d'une solution efficace, Easyfairs a été approché par un account manager d'Artion. Stijn a jeté un coup d'œil au site web et a été immédiatement séduit. « Je me suis dit : si Artion tient vraiment ses promesses, c'est exactement ce qu'il nous faut. » Après une première conversation, cette impression s'est confirmée et le contrat a rapidement été signé. Moins d'un mois plus tard, la plateforme était opérationnelle.

Les avantages d'Artion pour Easyfairs

Pourquoi Artion est-elle la solution idéale ? Easyfairs Belgium avait besoin d'un système non seulement efficace et évolutif, mais aussi capable de gérer efficacement la législation dans les différentes régions. C'est précisément ce que propose Artion : un système flexible et automatisé qui réduit la charge de travail administratif tout en garantissant la conformité et la sécurité. Et cela apporte beaucoup d'avantages.

« Grâce à Artion, nous sommes sûrs que tous les contrôles sont effectués à temps conformément à la législation la plus récente, que ce soit en Flandre, à Bruxelles ou en Wallonie. »

- Stijn Spruyt
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Volet supplémentaire : gestion des infrastructures

 « Un atout supplémentaire de la plateforme Artion est le volet intégré pour la gestion des infrastructures », déclare Stijn. Les entreprises peuvent y suivre facilement les éléments non obligatoires, tels que les calendriers d'entretien ou les contrôles internes. Les utilisateurs peuvent également configurer des notifications périodiques pour s'assurer qu'ils n'oublient rien. « C'est un moyen pratique de tout centraliser, même les installations qui ne sont pas requises par la loi mais qui restent importantes. »

Une collaboration dynamique

Easyfairs apprécie Artion non seulement pour la fonctionnalité de la plateforme, mais aussi pour sa collaboration dynamique. « Nous sommes une entreprise avant-gardiste et nous ressentons la même chose chez Artion », déclare Stijn. « Ils sont ouverts au feed-back et font des ajustements en fonction de notre retour. »

Un regard vers l'avenir

Easyfairs Belgium est enthousiaste quant à la collaboration dans le futur. « Nous percevons encore beaucoup de potentiel dans la plateforme et sommes enthousiastes à l'idée d'intégrer de nouvelles fonctionnalités. » L'approche flexible d'Artion permet une optimisation continue des processus et une réponse rapide aux besoins changeants du secteur.