Keuringsbeheer zonder gedoe

Hoe Artion de administratieve last van Easyfairs Belgium drastisch vermindert

Hoe zorg je ervoor dat alle wettelijke keuringen perfect worden opgevolgd, terwijl je jaarlijks honderden evenementen organiseert en duizenden bezoekers verwelkomt? Easyfairs Belgium vond het antwoord in het innovatieve platform van Artion. Stijn Spruyt, preventieadviseur bij Easyfairs, deelt hoe dit systeem hun keuringen automatisch aanstuurt en op die manier bijdraagt aan veiligheid en efficiëntie.

Easyfairs: Visit the future

Easyfairs is een internationale speler in eventmanagement die mensen en bedrijven samenbrengt op beurzen, concerten en andere events. Met een focus op innovatie creëert Easyfairs plekken waar ideeën, producten en netwerken tot leven komen. Jaarlijks organiseren ze honderden events voor verschillende sectoren, van technologie en kunst tot vastgoed en retail.

Safety first: een uitdaging

Om de diverse activiteiten over de verschillende locaties veilig te laten verlopen, moet Easyfairs Belgium zich houden aan heel wat wettelijke voorschriften. Dit omvat alles van brand-, materiaalen elektriciteitskeuringen tot het beheren van afvalstromen en geluidsoverlast. Maar dat proces verloopt niet altijd zonder uitdagingen, zeker niet in België, waar de regelgeving per regio sterk verschilt.

“De wetgeving in Vlaanderen, Brussel en Wallonië is vaak uiteenlopend”, legt Stijn Spruyt, preventieadviseur bij Easyfairs Belgium uit. “In Vlaanderen zijn er bijvoorbeeld strenge regels rond bepaalde installaties, terwijl die in Wallonië minder strikt zijn. Om het simpel te houden, hanteerden we overal de strengste normen, maar dat is niet altijd even efficiënt.”

Tijdverlies door manueel werk

Vroeger beheerde Easyfairs Belgium hun wettelijke keuringen met behulp van Excel. Hoewel dit systeem in de basis functioneel was, moest alles volledig handmatig gebeuren. Dit maakte het proces enorm tijdrovend en foutgevoelig. “Bij elke aanpassing moest je elke rij en kolom opnieuw controleren,” vertelt Stijn. “En als je ergens een klein foutje maakte, kon dat het volledige overzicht verstoren.”

Bovendien werden documenten zoals attesten en rapporten verspreid opgeslagen, waardoor er geen duidelijk overzicht was. “Met zoveel installaties op zoveel verschillende locaties werd het onhoudbaar om alles op deze manier te beheren.” De noodzaak voor een gecentraliseerd en geautomatiseerd systeem werd steeds groter

Enter Artion: hét platform voor geautomatiseerd keuringsbeheer

“Ik dacht: als Artion echt waarmaakt wat ze beloven, dan is dit precies wat we nodig hebben.”

- Stijn Spruyt 
ENVIRONMENT, HEALTH & SAFETY 
PREVENTIEADVISEUR 
Easyfairs Belgium

Tijdens de zoektocht naar een efficiënte oplossing werd Easyfairs benaderd door een accountmanager van Artion. Stijn nam een kijkje op de website en was meteen geboeid. “Ik dacht: als Artion echt waarmaakt wat ze beloven, dan is dit precies wat we nodig hebben.” Na een eerste gesprek werd dat vermoeden bevestigd, en al snel werd het contract getekend. Nog geen maand later was het platform operationeel.

De voordelen van Artion voor Easyfairs

Waarom is Artion dan dé perfecte match? Easyfairs Belgium had een systeem nodig dat niet alleen efficiënt en schaalbaar was, maar ook in staat om de wetgeving in de verschillende regio’s op een efficiënte manier te beheren. Artion biedt precies dat: een flexibel, geautomatiseerd systeem dat de administratieve werklast vermindert en tegelijkertijd de compliance en veiligheid waarborgt. En dat brengt heel wat voordelen met zich mee.

“Dankzij Artion zijn we zeker dat alle keuringen op tijd gebeuren volgens de laatste wetgeving, of het nu in Vlaanderen, Brussel of Wallonië is.”

- Stijn Spruyt 
ENVIRONMENT, HEALTH & SAFETY 
PREVENTIEADVISEUR 
Easyfairs Belgium

Extra luik: facility beheer

“Een extra troef van het Artion-platform is het geïntegreerde luik voor facilitybeheer,” zegt Stijn. Hier kunnen bedrijven eenvoudig niet-verplichte zaken bijhouden, zoals onderhoudsschema’s of interne controles. Ook kunnen gebruikers periodieke meldingen instellen, zodat ze zeker niets over het hoofd zien. “Het is een handige manier om alles te centraliseren, zelfs de installaties die niet wettelijk verplicht zijn, maar toch belangrijk blijven.”

Een dynamische samenwerking

Easyfairs waardeert Artion niet alleen om de functionaliteit van het platform, maar ook om de dynamische samenwerking. “Wij zijn zelf een vooruitstrevend bedrijf en we voelen dat bij Artion ook,” zegt Stijn. “Ze staan open voor feedback en voeren aanpassingen door op basis van onze input.”

Een blik op de toekomst

Easyfairs Belgium is enthousiast over de samenwerking naar de toekomst toe. “We zien nog veel potentieel in het platform en zijn enthousiast over de integratie van nieuwe functies.” Door de flexibele aanpak van Artion kunnen de processen continu geoptimaliseerd worden en kan er snel ingespeeld worden op de veranderende behoeften van de sector.